Vaak wordt er onbewust al heel wat documentatiemateriaal gecreëerd. Er vooraf bij stilstaan waarom en voor wie je zal documenteren helpt je echter om dit doelgericht en efficiënt aan te pakken. Het bepalen van je doelstelling(en) en doelgroep(en) kan ook mee bepalen wat en hoe je zal documenteren.  

De motieven om podiumkunsten vast te leggen zijn legio. Verschillende doelstellingen en/of doelgroepen kunnen gecombineerd worden en houden vaak verband met elkaar.