TOOL: Vragenlijst ‘documenteren voor doelgroepen’

Bijhorende case: Op zoek naar een haalbaar documentatiebeleid voor CODE

Een mogelijk vertrekpunt om over documentatiemethodes te reflecteren is vanuit de doelgroep of doelgroepen voor wie de documentatie bestemd is.

Er bestaan tal van mogelijke doelgroepen:

  • (artistieke) medewerkers
  • collega-kunstenaars
  • brede publiek
  • erfgoedgemeenschap
  • pers
  • onderzoekers
  • beleid (subsidiegevers)
  • financierders (sponsors)

In principe kan deze aanpak voor elk soort van werking interessant zijn. Ze is bijzonder nuttig in samenwerkingsverbanden waar – soms impliciet – verschillende eisen aan de documentatie gesteld worden.

Het werkt verhelderend om de doelgroep te definiëren en – als volgende stap – bij het documenteren te betrekken, omdat de te bereiken doelen daarmee in verband zullen staan.

Indien er gekozen wordt om aan de behoeften van meer dan een doelgroep te voldoen, is het aangeraden de haalbaarheid van een dergelijk documentatiebeleid af te wegen.

Deze algemene vragen zullen aan het begin van een traject moeten worden beantwoord:

  • Voor wie (voor welke doelgroep) is de documentatie bedoeld?
  • Is de doelgroep beperkt en bekend (bv. subsidiegevers) of gaat het over een grote groep die niet duidelijk kan worden afgebakend (bv. collega-kunstenaars)?
  • Is er voldoende informatie over de doelgroep en over de informatie die ze in de documentatie zal wensen te vinden?
  • Kunnen verschillende doelgroepen met één en dezelfde manier van documenteren aangesproken worden? Zo ja, is dat haalbaar? Zo neen, welke doelgroep is de belangrijkste voor de kunstenaar of organisatie?
  • Welk aspect van podiumkunstenactiviteit (creatieproces, ‘podiumkunstwerk’, speeltechniek, … (zie WAT) is het interessantste voor de doelgroep?
  • Welke situaties of onderdelen van dit aspect geven de informatie die belangrijk is voor de doelgroep weer?
  • Welke personele en financiële middelen, alsook tijd, staan voor de documentering ter beschikking?
  • Wie zal betrokken worden bij de documentering (artistieke kern, hele ploeg, toeschouwers, …)?
  • Kan de doelgroep bij de documentering betrokken worden? Op welke manier (door zelf te documenteren, of feedback te geven, …)?
  • Is er interesse vanuit de hele ploeg mee te werken aan de documentering?
  • Waren er al documenteer projecten die als blauwdruk kunnen dienen voor toekomstige documentering?
  • Met welke media kan gewerkt worden (beschikbaarheid van toestellen alsook kennis)? Welke media zouden het meest geschikt zijn, maar zijn buiten het bereik van de documenteerders? Welke vervanging kan daarvoor worden gevonden?
  • In welke vorm wordt het gedocumenteerde doorgegeven aan de doelgroep (output: documentaire, website, publicatie)

  

TIJD: overleg van 1 tot 2 uur en opvolging

FINANCIEN: geen middelen vereist

MENSKRACHT: de hele artistieke ploeg of geïnteresseerde medewerkers o.l.v. een teamlid (bv. dramaturg, regisseur, regieassistent)