CASE: Op zoek naar een haalbaar documentatiebeleid voor CODE

Auteur: Elisabeth Hirner, 2018

 

CODE vzw is een amateurtoneelvereniging die een specifieke werkwijze heeft ontwikkeld voor het creëren van toneelstukken met acteurs met een zonder speelervaring. Hoe kunnen dergelijke productietrajecten, waarbij de werkwijze toegepast wordt tijdens een creatieproces en de ervaringen van de deelnemers opnieuw invloed hebben op de werkwijze, gedocumenteerd worden? Samen met Het Firmament werd een reflectieproces opgestart.

Bijhorende tool: vragenlijst ‘Documenteren voor doelgroepen’

CODE vzw productiefoto ‘Goedkope vluchten / Trekvogels’ © Peter Cnops, 2018

Over CODE vzw

CODE  is een productiehuis voor amateurtheater uit Oost-Vlaanderen die – vaak in opdracht van  andere organisaties – stukken creëert met en voor verschillende doelgroepen. Voor de acteurs doet Code beroep op zowel mensen met als zonder (of weinig) speelervaring. De vaste medewerkers van CODE engageren zich in hun vrije tijd hiervoor.

Een unieke werkwijze

Door de jaren heen ontwikkelde CODE een eigen werkwijze waarin participatie en zelfontwikkeling van de deelnemers centraal staan. Daarbij worden volgende stappen gevolgd:

1.     Selectieprocedure
Eerst bespreken regisseur, schrijver en deelnemers het thema van de voorstelling. Daarna wordt er niet zozeer gepeild naar de acteercapaciteiten van de deelnemers, maar wel naar de bereidheid om zich volledig in te zetten tijdens de repetities en voorstellingen. Dit gebeurt met behulp van door hen al vaak geteste oefeningen. Deze oefeningen vormen samen de methodiek van CODE.

2.     Tweedaagse
Tijdens een intensieve tweedaagse bedenken de deelnemers de personages en werken ze samen de verhaallijn uit. Op het einde van de tweede dag wordt één scene uitgewerkt en gespeeld. Geleidelijk aan groeit het materiaal, het zelfvertrouwen en de samenhang van de groep. De schrijver observeert en maakt notities. De ervaringen van de tweedaagse zullen als basis dienen voor de toneeltekst. Hierdoor ontstaat er een tekst waarin alle deelnemers zich herkennen, met personages die ze mee gecreëerd hebben.

3.     Tekststudie
de ploeg komt een keer samen om de tekst door te nemen en tips om de tekst te leren uit te wisselen. Daarna krijgen de deelnemers enkele weken tijd om hun tekst van buiten te leren.

4.     Repetities
Tijdens vijf repetitiemomenten worden ook gezamenlijk beslissingen genomen over kostuums, techniek en scenografie. Nadien volgt een try-out.

5.     Première

6.     Evaluatie
Enkele dagen of weken na de première volgt een evaluatiemoment met alle deelnemers en de opdrachtgevers. Op basis van deze evaluatie wordt de werkwijze steeds verbeterd.

Deze werkwijze dient als kader dat bij elke nieuwe creatie wordt ingezet en aan de specifieke omstandigheden wordt aangepast. De ervaringen van elk creatieproces worden retrospectief besproken en geëvalueerd om de werkwijze steeds te kunnen verbeteren. Voor CODE is de wisselwerking tussen het creatieproces, de werkwijze en de ervaringen met deze werkwijze fundamenteel.

CODE documenteert

In het circuit van de amateurkunsten wordt weinig gedocumenteerd. De gesprekspartners bij CODE vermoeden dat de redenen gebrek aan tijd, kennis en financiële middelen zijn. Bijkomend hebben slechts weinig amateurgezelschappen deze behoefte omdat ze vaak een vast repertoire spelen waardoor het bv. minder interessant wordt geacht om het creatieproces  te documenteren. Zo wordt het werk van een groot deel van het amateurkunstenlandschap niet gedocumenteerd en dreigt het uit de geschiedenis geschreven te worden.

CODE ziet zichzelf als een meer experimenteel amateurgezelschap, dat keer op keer zijn grenzen wil verleggen. CODE wil op een manier documenteren die hun specifieke werkwijze duidelijk weergeeft.

Op zoek naar een passend documentatiebeleid voor CODE

CODE wil een duidelijker en bewuster documentatiebeleid ontwikkelen en klopte daarom aan bij Het Firmament. Samen met Het Firmament startte CODE een reflectieproces. Het is een uitdaging om tot documentatiemethodes te komen die haalbaar zijn voor CODE, die beantwoorden aan hun noden en wensen en die van de opdrachtgever. We startten met een analyse van de reeds bestaande beschrijvende documentatie in de vorm van een verslag over het productietraject Antikwal (2017).

Peter Cnops, schrijver en dramaturg bij CODE, documenteerde de productie Antikwal. Aangezien hij geen eerdere documentatie-ervaring had, was dit voor hem een experiment. Hij maakte foto’s, een verslag van de gebeurtenissen tijdens alle stappen van het proces (van de selectieprocedure tot de première) en videobeelden:

–       De videobeelden werden gemonteerd tot een documentair filmpje over ‘het maken van een theaterstuk’ dat alleen via CODE toegankelijk is en op het einde van de creatie aan de deelnemers werd meegegeven op een USB-stick. Dat filmpje werd niet nauwer geanalyseerd tijdens de reflectie over het toekomstige documentatiebeleid.

–       Tekst en foto werden verwerkt in een verslag waarin in grote lijnen de werkwijze van CODE wordt uitgelegd. Daarnaast bevat het algemene gegevens over de productie, zoals een productiefiche en de credits. Tegelijkertijd dient het als sfeerverslag voor de deelnemers én evaluatierapport voor de interne medewerkers. Verschillende doelen en doelgroepen lopen door elkaar, waardoor sommige zaken niet voldoende uitgelegd of over het hoofd werden gezien en aldus niet gedocumenteerd.

Identificatie van doelen en doelgroepen

Om het documenteren van het volgende productietraject (2018) bewuster aan te pakken, werd beslist de doelen en doelgroepen te bepalen alvorens te starten met documenteren. Vanuit de vraag van Cnops hoe best met de subjectiviteit van een door hem alleen gemaakte documentatie zal omgaan, ging de gehele creatieve ploeg (regisseur Danny Verbraecken, Els Meersschaert, productiemedewerker en Peter Cnops, schrijver / documenteerder) en de opdrachtgever (in dit geval: Steunpunt Vakantieparticipatie) de reflectie gemeenschappelijk aan. Er werden volgende doelen en doelgroepen geïdentificeerd:

1.     Documenteren ter rapportering of werving van (potentiële) partners, zijnde opdrachtgevers als Steunpunt Vakantieparticipatie

2.     Documenteren om de interne kennisopbouw mogelijk te maken, nuttig voor (toekomstige) medewerkers

3.     Documenteren om de deelnemers een fijn aandenken mee te geven

We vertrokken vanuit deze doelen en doelgroepen – elk met hun specifieke noden – om te bepalen wat en hoe CODE kan documenteren van de volgende productie.

Er wordt de keuze gemaakt om niet in te gaan op de belangen van potentiële partners, maar om op de huidige opdrachtgever te focussen.

Rapportering of werving van (potentiële) partners

Voor opdrachtgevers zoals Steunpunt Vakantieparticipatie is documentatie van de ervaringen van de deelnemers cruciaal. Wat hen interesseert is het traject dat de deelnemers doorlopen en hun individuele beleving, niet het succes van de voorstelling uitgedrukt in bezoekerscijfers. Dit kadert in de bredere missie van Vakantieparticipatie om de creativiteit in de omgang met hun doelgroep (personen en gezinnen in armoede) te stimuleren, door samenwerking met participatieve en sociale organisaties als CODE. Uit zulke documentatie kunnen bovendien in de toekomst aanbevelingen gedestilleerd worden voor culturele inclusie van kansarme mensen.

Mogelijke documentatiemethoden:
Om de subjectieve beleving van de deelnemers te ‘grijpen’, kan men de acteurs zelf laten documenteren (participatieve documentatie, bv. met een eigen fotocamera).  Deze methode is echter praktisch niet haalbaar voor CODE: de (amateur-)acteurs moeten zich volledig op het spelen en de theatersituatie kunnen concentreren.

Een interview met de deelnemers kan ook interessante documentatie opleveren. Deze interviews mogen het traject echter niet verstoren. Er zijn wel enkele ‘verloren momenten’ te bepalen waarop de deelnemers informeel bevraagd kunnen worden. Tijdens de kostuumrepetities zijn er bijvoorbeeld veel gelegenheden waarop de deelnemers moeten wachten. Op deze momenten zou een kort interview (opgenomen met audio of audiovisuele media) met de individuele spelers wel mogelijk zijn, zonder dat het verloop van het traject beïnvloed wordt. Een ander mogelijkheid is na het productietraject een interview met de deelnemers in groep of individueel te voeren, CODE doet dit al in groep in de vorm van de reflectie.

Daarnaast wordt op het einde van elke repetitiedag in groep besproken hoe iedereen de dag heeft ervaren. Deze informele gesprekken zouden opgenomen of opgeschreven kunnen worden, en waardevolle documentatie opleveren. Het opschrijven van deze gesprekken wordt niet aanbevolen omdat de belangrijkste informatie (de woordkeuze en expresse, de groepsdynamiek) daarmee in een fractie zou kunnen ingevangen worden. Een audio opname zou het voordeel kunnen hebben dat deze de informele sfeer minder verbreekt dan een videocamera en de deelnemers zo niet gehinderd zouden zijn om open te spreken. Vakantieparticipatie wenst de deelnemers in hun individualiteit te zien evolueren en ziet in de individuele expressies veel potentieel. De video opname schijnt voor dit doel de meest geschikte manier om deze individuele expressie vast te leggen.

De creatieve ploeg van CODE bespreekt regelmatig de ontwikkeling van de deelnemers onder elkaar. De gesprekken zijn echter intiem en niet voor anderen dan de aanwezigen bedoeld. Het gaat over gevoelige informatie die intern moet blijven. Door ze (audio of audiovisueel) op te nemen, zou hun functie – als informeel uitwisselingsmoment tussen de creatieve ploeg – beperkt worden, wat niet wenselijk is. Een verslag van deze gesprekken kan niet alle betekenissen vatten (omdat deze niet puur in het gesproken woord liggen, maar eveneens bepaald worden door de situatie en sfeer van de gesprekken). Toch kunnen zulke verslagen voor kennisopbouw en –deling relevant zijn.

Deze redeneringen laten uitschijnen dat verschillende doelen en doelgroepen om andere – soms elkaar uitsluitende – documentatiemethodes vragen. Goede afspraken en keuzes in gemeenschappelijk overleg kunnen frustraties daarover voorkomen.

Beslissingen van CODE:
Er wordt afgesproken om de reflectiemomenten op video op te nemen en eveneens te experimenteren met interviews tijdens de ‘verloren momenten’, zoals de kostuumrepetities, om zo de haalbaarheid van deze aanpak te testen.

Ter rapportering aan de opdrachtgevers (en werving van potentiële partners) beslist CODE bovendien de reacties van het publiek in de toekomst in de schriftelijke verslagen op te nemen.

Kennisopbouw voor (toekomstige) medewerkers

Voor de nieuwe productie in 2018 voegen twee nieuwe regisseurs zich bij CODE. Hierdoor voelt CODE de nood om nieuwe medewerkers met hun werkwijze en –methodes vertrouwd te maken, zodat deze verdergezet kan worden. Daarnaast wil CODE voortdurend haar werkwijze bijschaven en verbeteren op basis van evaluaties.

De werkwijze bestaat uit een algemeen format, dat echter steeds wordt aangepast per productietraject. Documentatie van de gevolgde werkwijze binnen een specifieke productie is daarom het meest logische. Het benadrukt de focus op de methodiek in de praktijk.

CODE staat echter voorzichtig tegenover het delen van informatie met externen en behoudt graag de controle over de verspreiding ervan. Deze houding typeert CODE: het persoonlijk contact met publiek, deelnemers en medewerkers staat centraal. Zelfs flyers worden niet ergens gelegd voor de toevallige flaneur, maar gericht door medewerkers van CODE uitgedeeld.

Mogelijke documentatiemethoden:
Om geïnteresseerden te prikkelen met CODE samen te werken en hun werkwijze beter te leren kennen, kan de werkwijze binnen een bepaald productietraject op een algemene manier beschreven worden – zonder helemaal toe te lichten wat de stappen (bv. de selectie van de deelnemers, het participatief opbouwen van verhaallijnen en personages, de oefeningen,…) juist inhouden. Op deze manier kunnen externen een idee krijgen van de werkwijze van CODE, zonder dat alle expertise zomaar wordt vrijgegeven. Zo werd ook de gevolgde werkwijze bij Antikwal (2017) beschreven. Het risico bij zulke samenvattende documentatie is dat het niet genoeg details bevat om echt te prikkelen, of om begrepen te worden.

Indien CODE de werkwijze zo wil documenteren dat nieuwe medewerkers ermee aan de slag kunnen, dient de beschrijving veel diepgaander en gedetailleerder te zijn. Een concrete handleiding of stappenplan kan een handig instrument zijn. CODE zou ervoor kunnen kiezen deze documentatie enkel intern, onder de eigen medewerkers, te delen.

De foto`s die de werkwijze moeten documenteren zullen de beschrijving moeten verklaren. Hiervoor loont het afzonderlijk de situaties na te spelen.

En bijkomend effect bij het uitschrijven van de methode van CODE voor de handleiding zal zijn dat zich de huidige medewerkers bewuster worden van de methode die gebruikt wordt: dat zal ook beantwoorden aan het doel om kennis binnen de organisatie op te bouwen en te delen.

Een duidelijke visie over de zorg voor het organisatiearchief, zodat alle medewerkers weten wat waar te vinden, is hierbij aangeraden (zie TRACKS). CODE benadrukt dat, naast deze meer uitgebreide documentatie, het één-op-één doorgeven van kennis en ervaringen m.b.t. hun werkwijze cruciaal blijft.

Ook voor evaluatie en bijsturen van de werkwijze voor toekomstige producties is meer uitgebreide documentatie gewenst.

Beslissingen van CODE:
De creatieve ploeg besliste enige punten over de werkwijze in de toekomst te integreren, die in Antikwal nog niet vermeld worden. Deze punten werden in gemeenschappelijk overleg bepaald. Het gaat hier om de logistieke en sociaal-artistieke omkadering die CODE de deelnemers en zijn leden aanbiedt:

·      er wordt voor een aangename omkadering en sfeer gezorgd: de deelnemers kunnen zich alleen met de creatie bezig houden, voor hun eten en drinken, vervoer en welzijn wordt gezorgd

·      het gevraagde engagement wordt besproken met de deelnemers, er is zorg voor elk lid van het team, samen worden oplossingen gezocht en extra tijd en ruimte gecreëerd indien nodig

·      de deelnemers worden met hun kansen en beperkingen waargenomen: voor beperkingen worden er (theatrale) oplossingen gezocht die de deelnemers in hun waardigheid laten

·      als specifieke kennis ontbreekt binnen het team (bijvoorbeeld: bewegingscoach voor Antikwal) wordt externe expertise in huis gehaald

Verder zal de motivatie van CODE om aan elk project te werken benoemd worden en in het verslag opgenomen worden. De motivatie van de opdrachtgever wordt al expliciet vermeld, ook de deelnemers worden naar hun motivatie bevraagd en zo is deze toevoeging een logische uitbreiding.

Aandenken voor de deelnemers

De deelnemers (de creatieve ploeg en de tijdelijke deelnemers) reageren steeds enthousiast als er herinneringen aan hun intensieve traject gedeeld kunnen worden. Daarom is dit voor CODE een belangrijke doelstelling voor documentatie van het traject. Aan de hand van het verslag van Antikwal kunnen de deelnemers zich bepaalde momenten en stappen in het proces herinneren. Met zowel tekstuele uitleg als sfeerbeelden kunnen ze hun ervaringen terug voor de geest halen.

Er kan van uitgegaan worden dat deze doelgroep uiteenlopende wensen aan een documentatie heeft (terugblik, kennisopbouw, geheugensteun). Deze doelgroep was bij de reflectie over toekomstige documentatie niet betrokken en er bestaat te weinig informatie over hun behoeften. Zo is een documentatie op maat op voorhand te bedenken moeilijk, de basis ervan zullen vermoedens zijn. Voor de toekomstige documentatie-acties beslist CODE de deelnemers te bevragen wat ze belangrijk vinden om in de documentatie op te nemen.

Bij Antikwal heeft CODE intuïtief gedocumenteerd en het materiaal nadien samengebracht. De documenteerder focuste zich voornamelijk op het vastleggen van belangrijke momenten tijdens het creatieproces en op de ontwikkeling van de deelnemers. Of de gekozen momenten ook voor deze doelgroep de belangrijkste zijn is niet duidelijk. Hier stoot men op de grenzen van documenteren voor verschillende doelgroepen en de wens alle doelen in één soort document samen te vatten.

Mogelijke documentatiemethoden:
Voor de deelnemers aan een traject is de beschrijvende uitleg over de werkwijze van CODE in de meeste gevallen niet de belangrijkste informatie van een documentatie. Uit de ervaring bij Antikwal blijkt dat de korte video door de deelnemers heel enthousiast onthaald werd. Video en foto zijn uiterst geschikte media om de sfeer weer te geven. Het is aanbevolen om bij de opnames specifiek dit doel voor ogen te houden en niet toevallige momenten van het proces vast te leggen.

Zo is het belangrijk alle deelnemers goed en herkenbaar in beeld te brengen, als portret en in groepssituatie, maar ernaast ook voor foto`s van dynamische momenten met beweging te zorgen. Het is aangeraden beelden van alle stappen van het proces (van selectieproces tot première en verdere opvoeringen) te nemen en verschillende standpunten (vanuit ‘publiek’, op scène, van de zijkant van de scène, etc.) en kadreringen (van dichtbij, van het hele toneel, etc.) te kiezen. Alles kan en mag, het gaat bij dit type foto niet zozeer om specifieke situaties vast te leggen maar om mooie foto`s van het traject over te houden (ook zijn er bv. scènes bij die niet deel van het uiteindelijke ‘podiumkunstwerk’ uitmaken).

Conclusie

De creatieve ploeg van CODE besteedde tijd aan de reflectie over hun documentatiebeleid. Gedacht vanuit de verschillende doelen en doelgroepen werden samen bewuste beslissingen genomen over de documentatie van de volgende productietrajecten. De intuïtieve, individuele aanpak van de documentatie van de productie Antikwal uit 2017 werd herzien en er werden enkele toevoegingen bedacht door de betrokken teamleden. Wat hetzelfde blijft is dat bij elke afzonderlijke productie ook (de toepassing van) de werkwijze zal worden gedocumenteerd met een beschrijvend verslag en aanvullende video zal worden gemaakt.